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Caixa de entrada – quando ouve este termo provavelmente lembra-se da sua caixa de entrada de email, e nesta o mais provável é que tenha um conjunto de mensagens publicitárias ou de pouco relevo.

A maioria dos utilizadores possuem nas suas contas de email mensagens que nunca chegam a ser lidas, e apesar de não serem diretamente spam, muitas são totalmente dispensáveis e não possuem qualquer interesse – como é o caso das centenas de newsletters de sites a que nunca mais acedeu para além de “um registo único”.

Seja como for, a grande maioria possui as suas contas de email e caixas de entrada cheias e com mensagens dispensáveis, o que complica a tarefa de gerir emails que podem realmente ter algum interesse ou importância.

Dentro das formas de gerir as caixas de entrada, cada utilizador possui a sua própria “mecânica”, mas uma que tem vindo a ganhar relevo nos últimos tempos é conhecida como “Inbox Zero”. Esta técnica de gestão de email é considerada uma das melhores para facilitar a gestão dos emails recebidos, além de aumentar e melhorar a produtividade pessoal.

> O que é o Inbox Zero?

Ao contrário do que o nome indica, Inbox Zero não corresponde a deixar a caixa de entrada das suas contas de email “limpa” e sem qualquer conteúdo. O conceito foi inicialmente apresentado em 2006, pelo expert em produtividade Merlin Mann, e desde então tem vindo a ser reconhecido como uma das formas mais eficazes de gerir as caixas de entrada.

Conforme o email tem vindo a ser um meio de comunicação cada vez mais importante, cada vez mais as caixas de entrada dos utilizadores são o “alvo” de mensagens pessoais, de trabalho e promocionais. Quem nunca chegou ao trabalho depois de um período de fim de semana, apenas para encontrar o seu email com centenas de novas mensagens?

E a situação apenas tende a piorar a partir dai, porque muitas vezes as mensagens que são recebidas são ignoradas logo à partida pelos utilizadores – por vezes tendo em conta apenas o assunto ou remetente – o que leva a uma desorganização ainda maior.

Então chegamos ao ponto principal: o que é o “Inbox Zero”? Basicamente é uma forma de gestão das caixas de entrada, onde o objetivo passa por ter zero emails por ler na pasta de entrada principal, e todas as mensagens respondidas, lidas, eliminadas ou a ação que seja considerada mais efetiva.

> Pode aumentar a produtividade?

Imagine o seguinte cenário: está a trabalhar ao longo do dia, e quando entra na caixa de entrada do seu email verifica uma centena de mensagens por ler ou responder. Possivelmente vai perder uma boa parte do tempo a tentar decifrar as que são realmente uteis e as que não são necessárias – ou são apenas publicidade.

Mesmo que não tome medidas imediatas, o pensamento vai continuar ao longo do dia, pois certamente se vai recordar daquele “número” de mensagens não lidas ou ignoradas, e pensar se existia alguma que devia ter visto ou era importante, mas escapou da vista...

Ao perder um pouco de tempo todos os dias para aplicar a estratégia do Inbox Zero, pode reduzir consideravelmente estes pensamentos e aumentar ainda mais a sua produtividade – algo que apenas se irá tornar mais simples com o passar do tempo.

> Quais as estratégias do Inbox Zero?

Depois de ter definido um período de tempo para realizar a gestão da sua caixa de entrada, aplique a ação que considere necessária para cada mensagem:

• Eliminar: a mensagem de email recebida é relevante? É de um contacto conhecido? Ou é apenas publicidade? Se não tiver interesse no conteúdo, elimine a mensagem imediatamente.
• Delegar: a mensagem é destinada a si? Ou devia antes ser enviada para outra pessoa, talvez outro departamento dentro da empresa? Se for este o caso, reencaminhe a mesma para a pessoa correta ou passe a informação acerca da mensagem.
• Arquivar: Alguns emails podem não necessitar de uma resposta imediata, mas ainda assim é boa prática manter os mesmos na sua conta de email. Invés de remover os mesmos, e dessa forma perder o conteúdo, tente antes arquivar as mensagens. Desta forma, poderá sempre aceder às mesmas no futuro e elas deixam de se encontrar na caixa de entrada.
• Responder: Mesmo que tenha pouco tempo, tente sempre responder às mensagens que sejam importantes de forma imediata. Muitas das vezes a resposta demora apenas dois minutos. Adiar a resposta pode parecer uma boa ideia à partida, mas apenas irá levar a mais confusão a longo prazo.

Independentemente de qual a estratégia que utilize para “limpar” a sua caixa de entrada, é importante manter o seu email limpo, organizado e consistente. Veja a caixa de entrada do email como a sua zona de trabalho: quanto mais desorganizada, pior.