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A Microsoft está a preparar uma novidade para os administradores e utilizadores do Exchange Online que promete acabar com uma das dores de cabeça mais comuns: a temida caixa de correio cheia. A empresa anunciou uma nova funcionalidade de arquivamento automático, concebida para gerir o espaço de armazenamento de forma pró-ativa e inteligente.

Até agora, o arquivamento no serviço de email da Microsoft baseava-se em políticas temporais, movendo mensagens mais antigas para um arquivo secundário. No entanto, este método pode falhar quando o volume de emails recebidos aumenta subitamente — um cenário cada vez mais comum com a popularização de resumos gerados por Inteligência Artificial — enchendo a caixa de correio antes que as regras de tempo sejam acionadas.

Como funciona o novo arquivamento inteligente

Para contornar este problema, a Microsoft desenvolveu o "Auto-Archiving". Segundo explicado numa publicação no seu blogue Tech Community, esta ferramenta monitoriza continuamente a utilização da caixa de correio principal. Assim que o armazenamento atinge 90% da sua capacidade, o sistema entra em ação.

O processo é gerido pelo "Managed Folder Assistant" (Assistente de Pastas Geridas), que começa automaticamente a mover as mensagens mais antigas para a caixa de correio de arquivo. O objetivo é simples: garantir que o utilizador nunca deixa de receber emails importantes por falta de espaço, assegurando a continuidade do trabalho sem interrupções.

Limitações e datas de lançamento

Apesar de ser uma ferramenta poderosa, o arquivamento automático tem algumas regras. Para funcionar, é necessário que o utilizador já tenha uma caixa de correio de arquivo configurada e com espaço disponível. A funcionalidade não tem a capacidade de criar um arquivo autonomamente nem de ativar a expansão automática do mesmo. Além disso, as mensagens marcadas com a etiqueta "Nunca Mover para o Arquivo" serão respeitadas e permanecerão na caixa principal.

Uma nota importante para os administradores de TI é que esta funcionalidade não poderá ser desativada. A Microsoft classifica-a como um "mecanismo de segurança à prova de falhas", sem desvantagens conhecidas, que visa proteger a integridade do serviço de email para todos os clientes do Microsoft 365.

A implementação do arquivamento automático começará a 15 de outubro para os clientes a nível mundial. Para os clientes governamentais, a novidade chegará a partir de novembro.