A Microsoft anunciou uma nova funcionalidade para a aplicação Planner, integrada no Teams, que promete revolucionar a forma como os relatórios de estado dos projetos são criados. Denominada Status Reports, esta ferramenta visa poupar tempo e simplificar uma tarefa muitas vezes considerada morosa e aborrecida na gestão de projetos, permitindo criar atualizações abrangentes em poucos minutos.
O que são os Status Reports e como facilitam a vida?
Os novos Status Reports foram concebidos para simplificar drasticamente a comunicação do progresso em projetos. Com apenas um clique, a funcionalidade gera automaticamente relatórios que sintetizam o avanço do plano, os marcos atingidos, potenciais riscos e os próximos passos a serem dados.
Para além da automatização, a ferramenta oferece flexibilidade. Os utilizadores podem destacar conquistas específicas, identificar bloqueios que estejam a impedir o progresso e fornecer um panorama claro e baseado em dados sobre a "saúde" do projeto. Esta informação pode depois ser partilhada com colegas de equipa, chefias ou clientes. A personalização é um ponto forte, permitindo escolher o período de tempo que o relatório deve cobrir, definir manualmente os objetivos do mesmo e até adaptar o tom da comunicação para diferentes audiências através de parâmetros flexíveis.
A gestão dos relatórios também foi pensada para ser simples. É possível visualizar instantaneamente os relatórios gerados pela equipa, gerir ou consultar relatórios arquivados e até mesmo refinar os documentos em conjunto e em tempo real.
Partilha simplificada para toda a equipa e stakeholders
Uma vez criado o relatório, partilhá-lo é um processo intuitivo. A Microsoft explica que se pode "colocar um componente Loop no Teams, copiar para o Outlook ou transformar o relatório numa newsletter do SharePoint para atualizações regulares e comunicações envolventes". Esta integração com o ecossistema Microsoft visa facilitar a disseminação da informação pelos canais mais convenientes para cada equipa.
Como começar a usar esta novidade no Planner
Para aceder à funcionalidade Status Reports, o processo é o seguinte:
- Abrir o Microsoft Teams e, dentro deste, a aplicação Planner.
- Abrir um plano Premium ou um Plano com o Project Manager que contenha, no mínimo, dez tarefas.
- Garantir que o plano está partilhado com um grupo. Caso não esteja, basta clicar no botão "Partilhar" no canto superior direito e efetuar a partilha.
- Com o plano partilhado, navegar até ao separador "Relatórios" (Reports) e selecionar "Começar" (Get Started) no banner superior.
- Para definir o período do relatório, ir a "Escolher período do relatório" (Choose reporting period) e selecionar o intervalo desejado no menu suspenso.
- Na secção "Fornecer mais detalhes" (Provide more details), é possível adicionar informações específicas que devem ser incluídas no relatório.
- Selecionar "Gerar" (Generate). O agente Project Manager irá então sintetizar a informação do plano para criar um relatório personalizado.
O relatório será apresentado num Loop Canvas, o que permite a coedição em tempo real. Os utilizadores receberão também uma notificação na aplicação com uma ligação para o relatório. A partir daí, pode-se copiar o componente Loop para o Teams ou Outlook, ou optar por "Partilhar como newsletter" para gerar um e-mail através do SharePoint.
Disponibilidade e o que precisas para aceder
A funcionalidade Status Reports começará a ser disponibilizada através do agente Project Manager nas próximas semanas para os clientes que utilizam o Microsoft Teams em Inglês (EUA).
Para utilizar esta novidade, é necessário ter acesso ao Project Manager, que se encontra atualmente em versão de pré-visualização pública (public preview). Adicionalmente, são exigidas uma licença Microsoft 365 Copilot e uma licença Microsoft Loop. Utilizadores que possuam apenas uma destas licenças poderão colaborar em planos, mas não conseguirão interagir com o Project Manager para atribuir tarefas ao gestor de projeto virtual ou gerar um relatório de estado.
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