A sobreposição de horários e as dores de cabeça com a marcação de reuniões são problemas frequentes em grandes empresas. Para tentar mitigar a perda de tempo na gestão de agendas, a Microsoft introduziu uma nova funcionalidade no Microsoft Copilot focada no novo Outlook para Windows e na sua versão web, capaz de gerir sobreposições de forma totalmente automática.
Com esta novidade, a inteligência artificial tem a capacidade de mover compromissos pessoais e reuniões individuais caso um evento de maior prioridade ocupe o mesmo espaço horário. É uma solução particularmente útil para reuniões de acompanhamento recorrentes, que não exigem uma hora exata todas as semanas para acontecer.
Como funciona o assistente de reagendamento
Assim que a opção é ativada pelo utilizador, a inteligência artificial passa a monitorizar o calendário. Se for agendada ou aceite uma nova reunião que entre em conflito com as já existentes, o assistente ajusta o evento automaticamente.
Para garantir que as alterações decorrem sem problemas, a ferramenta apenas atua sobre reuniões que tenham o estado definido como Ocupado ou Fora do escritório. Se o evento conflituoso estiver marcado como Provisório, o reagendamento não será acionado pela inteligência artificial.
Sempre que existir uma alteração, os utilizadores recebem uma notificação no painel do Outlook. No futuro, o assistente enviará também e-mails sempre que uma reunião for reagendada, segundo a informação partilhada pela Microsoft no seu suporte oficial.
Passos para ativar a função no Outlook
A ativação deste recurso é simples e exige apenas alguns passos no novo Outlook para Windows ou na versão web:
Aceder à página de criação de um novo evento ou abrir a página de um evento ou série já existente.
Ativar a nova opção que permite à inteligência artificial reagendar o evento caso surjam conflitos.
De forma opcional, na secção de horários aceitáveis, o utilizador pode configurar os dias e os períodos em que está disponível, o que ajuda a obter melhores resultados na procura de alternativas.
Neste momento, a funcionalidade encontra-se em fase de lançamento gradual no Microsoft Teams, no Outlook na web e no novo Outlook para Windows, estando restrita aos utilizadores que possuam a licença empresarial da ferramenta.
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