O problema é somente esse?
Se assim for aparenta ser algo relativamente simples de resolver. Como se encontra a guardar os documentos? Ou melhor, em que formato (odt,doc,etc).
Teste guardar no formato ODT ou PDF.
Note, no entanto, que existem algumas desvantagens em ambos os formatos:
- ODT: Apenas pode ser aberto no Libre Office (ou similar)
- PDF: Pode ser aberto em praticamente qualquer sistema, mas não poderá editar o documento.
Utilize o PDF para quando for entregar o trabalho final e deverá ter o problema resolvido. Teste antes de entregar, só para evitar erros.
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