Partilhar um documento de trabalho com clientes ou parceiros externos pode ser uma dor de cabeça se te esqueceres de limpar comentários, notas ou o histórico de edições. Para resolver este problema de forma automática, a Microsoft 365 anunciou a ferramenta Publicar na Web, conforme detalhado no blog oficial da comunidade.
Fim das fugas de dados acidentais
A nova funcionalidade permite que os utilizadores partilhem ficheiros perfeitamente limpos através da geração de um simples link para a web. Em vez de teres de apagar manualmente todas as anotações, histórico de versões ou dados internos, o sistema encarrega-se de fazer essa triagem, criando uma versão final que serve apenas para leitura.
Esta automatização poupa tempo e ajuda a evitar situações embaraçosas ou fugas de informação confidencial que muitas vezes acabam por sair da empresa esquecidas numa nota de margem de um documento antigo. De acordo com o anúncio, a opção já se encontra disponível para as versões web do Excel e do PowerPoint. Para quem utiliza o Word na web, a ferramenta chegará numa atualização futura.
Foco no ambiente empresarial
Para já, esta novidade não estará ao alcance do consumidor comum. A utilização da funcionalidade requer uma licença empresarial, uma vez que os documentos partilhados precisam de estar alojados e geridos através do SharePoint. Trata-se de uma solução desenhada especificamente para facilitar tarefas como a distribuição de comunicados públicos, relatórios finais para a administração ou materiais de formação na intranet da empresa.
O controlo do conteúdo mantém-se sempre do lado de quem o cria. É possível revogar o acesso ao documento a qualquer momento utilizando o botão para anular a publicação. Caso o autor pretenda adicionar novas informações, basta republicar o documento. Importa referir que as alterações feitas no ficheiro original não surgem em tempo real para quem tem o link, sendo sempre necessário carregar no botão de republicação para que o destinatário tenha acesso à versão mais recente.
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