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A Google anunciou uma novidade importante para os administradores de sistemas que gerem o Google Workspace: a capacidade de agendar exportações diárias do inventário do Google Drive diretamente para o BigQuery. Esta funcionalidade, que até agora só estava disponível semanalmente, promete um controlo muito mais rigoroso e detalhado sobre os dados de uma organização.

Uma visão mais detalhada sobre os seus dados

Esta nova capacidade permite que os administradores analisem de forma aprofundada os ficheiros da sua organização. A exportação inclui metadados cruciais de cada ficheiro, como o seu tamanho, as etiquetas de classificação aplicadas, quem tem acesso e como os dados são utilizados. É importante sublinhar que o conteúdo dos ficheiros não é exportado, garantindo a privacidade dos documentos.

Segundo a Google, esta funcionalidade vem desativada por defeito e necessita de ser ativada ao nível do domínio. Para as organizações que já utilizam a exportação semanal, a alteração para a frequência diária pode ser feita facilmente nas definições.

Custos e como ativar a funcionalidade

Para usufruir desta ferramenta, é necessário ter a faturação configurada no projeto Google Cloud, uma vez que o armazenamento e a consulta dos metadados no BigQuery têm custos associados. A Google estima que os metadados de um milhão de ficheiros ocupem cerca de 1,5 GB de armazenamento.

Para os administradores que pretendam ativar a funcionalidade, o processo é o seguinte:

1. Navegue até ao Menu, depois Relatórios e, por fim, Integrações de dados.

2. Selecione a opção Exportações de inventário do Drive.

3. Marque a caixa para ativar as exportações.

4. Em "ID do projeto do BigQuery", escolha o projeto onde pretende armazenar a exportação. Se o projeto não estiver visível, terá de ser configurado primeiro na consola do Google Cloud.

5. No campo do conjunto de dados, insira o nome que pretende utilizar.

6. Clique em Guardar.

Após a configuração inicial, a primeira exportação poderá demorar entre uma a duas semanas a ser concluída.

O que precisa de saber antes de começar

É importante notar que, por defeito, os dados exportados têm um prazo de validade de 60 dias, após o qual são eliminados do Google Cloud. Esta definição pode, no entanto, ser alterada nas configurações do BigQuery. Além disso, o inventário exportado pode não incluir vídeos criados com o Google Vids ou ficheiros do Jamboard não reclamados.

Esta funcionalidade está a ser implementada para os subscritores das edições Enterprise Standard e Enterprise Plus, Frontline Plus, Education Standard e Education Plus, Enterprise Essentials Plus e Cloud Identity Premium do Google Workspace.