A Google anunciou a disponibilização geral das contas de convidados no seu ecossistema de produtividade, abrindo a porta a uma nova forma de colaboração. Conforme detalhado pela Google no seu blog oficial, as organizações podem agora integrar parceiros, clientes e fornecedores nos seus espaços de trabalho, mesmo que estes não possuam uma conta nos serviços da empresa.
Como funcionam os acessos para utilizadores externos
Cada convidado adicionado através de uma mensagem direta ou de um espaço no Chat recebe um identificador único no momento da criação. O sistema organiza automaticamente estas entradas numa unidade específica dentro da consola de administração. Para os restantes membros da equipa, a identificação visual é simples: os convidados podem ser mencionados nas conversas e apresentam uma etiqueta de cor verde-azulado junto ao nome, indicando que são elementos externos à organização.
Apesar de facilitar a comunicação, este acesso tem limitações na gestão de ficheiros. Os utilizadores convidados não têm permissão para criar ou ser proprietários de novos documentos no Drive, podendo apenas modificar os ficheiros já existentes e partilhados com eles.
Controlo de administração e implementação
Para garantir a segurança dos dados, os administradores mantêm o poder de desativar as conversas com elementos de fora. Esta opção pode ser ajustada para toda a organização ou apenas para departamentos específicos através das definições da plataforma.
No entanto, existe um detalhe importante caso a funcionalidade seja desativada posteriormente. Os acessos já concedidos não desaparecem de forma automática. Embora os utilizadores internos percam a capacidade de comunicar com esses convidados, os ficheiros partilhados anteriormente continuam acessíveis aos externos até que um administrador os remova manualmente. Além disso, se um contacto pertencer a outra empresa que utilize o mesmo serviço de produtividade, a comunicação só será possível se o administrador dessa outra entidade também tiver a funcionalidade de chat ativada.
Outro ponto a ter em consideração é a utilização de listas de domínios permitidos. Ao adicionar domínios de terceiros a uma lista de confiança, a plataforma bloqueia automaticamente a colaboração com contas de consumidores comuns da gigante tecnológica.
O lançamento desta novidade para os utilizadores finais vai ocorrer entre 13 e 16 de abril de 2026. Para os administradores, os novos controlos começaram a ser distribuídos de forma gradual a 26 de março de 2026. A funcionalidade fica acessível para os clientes dos planos Business Starter, Standard e Plus, bem como nas opções Enterprise Starter, Standard e Plus.
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